FUNKTIONEN
Pflegen Sie verknüpfte Informationen zu Verarbeitungstätigkeiten, Beteiligten und Anforderungen. Erfassen Sie Änderungen über Formulare, überprüfen Sie Risiken und Maßnahmen und aktualisieren Sie Einträge und Dokumente als Teil der fortlaufenden Zusammenarbeit zwischen Teams und Organisationen.
Beschreiben Sie, was mit personenbezogenen Daten geschieht, wer beteiligt ist und wo Informationen genutzt werden.
Beschreiben Sie Zwecke, betroffene Personen, Datenkategorien, Systeme, Unternehmen und Übermittlungen als Teile derselben Verarbeitungstätigkeit.
Ein Prozessmodell für verknüpfte Verzeichnisse, Bewertungen und Dokumente.
Erstellen und aktualisieren Sie Einträge in Formularen und verschachtelten Tabellen. Verwenden Sie verknüpfte Einträge erneut und beschränken Sie Auswahlmöglichkeiten auf den relevanten Kontext.
Verknüpfte Einträge statt wiederholter manueller Beschreibungen.
Verknüpfen Sie Aufbewahrungsfristen oder -kriterien mit Daten und Tätigkeiten. Überprüfen Sie sie bei Änderungen an Zwecken, Anforderungen oder internen Standards.
Eine verknüpfte Beschreibung der Aufbewahrungsregeln zur fachlichen Prüfung.
Pflegen Sie Empfänger und Übermittlungen zwischen Abteilungen, Unternehmen und Dritten. Aktualisieren Sie zugehörige Einträge, wenn sich Anbieter, Beziehungen oder Übermittlungsmodalitäten ändern.
Übermittlungsinformationen im Kontext der Verarbeitung.
Halten Sie Risiken und Maßnahmen mit aktuellen Fakten verknüpft und überprüfen Sie sie bei Änderungen am Prozess oder seinen Anforderungen.
Konfigurierte Szenarien erstellen oder aktualisieren Risiken aus Prozessinformationen. Wählen Sie geeignete Maßnahmen und prüfen Sie diese erneut, wenn sich Prozess, Anforderungen oder Beziehungen ändern.
Verknüpfte Risiken und Maßnahmen, die bei Veränderungen überprüft werden können.
Bearbeiten Sie Fragen und Prüfungen des konfigurierten rechtlichen Kontexts. Erfassen Sie fehlende Informationen und Abweichungen zusammen mit der Verarbeitungsbeschreibung.
Eine Faktenbasis für die Entscheidung über weitere Arbeitsschritte.
Beteiligte liefern die Fakten; vorbereitete Formulare und konfigurierte Regeln unterstützen wiederkehrende Schritte.
Erfassen Sie strukturierte Antworten mit konfigurierbaren Formularen, Pflichtfeldern, Referenzwerten und ereignisgesteuerten Szenarien.
Informationen, die im gesamten Projekt genutzt werden können.
Arbeiten Sie mit strukturierten Feldern und verknüpften Auswahlmöglichkeiten. Konfigurierte Regeln füllen Werte ein, prüfen Eingaben und aktualisieren zugehörige Einträge; die Administration verwaltet die Konfiguration.
Weniger Mehrfacheingaben und verknüpfte, konsistente Einträge.
Nutzen Sie gemeinsame Referenzmaterialien in Formularen und Regeln. Ändern sich Anforderungen oder interne Standards, prüfen Fachleute die Inhalte und die Administration aktualisiert die entsprechende Konfiguration.
Fachwissen im passenden Arbeitskontext.
Halten Sie Beteiligte, Einträge und Dokumente bei sich entwickelnden Prozessen und Anforderungen aufeinander abgestimmt. Dokumente bilden die Arbeit ab; ihre laufende Steuerung geht weiter.
Prüfen Sie Prozessänderungen mit den betroffenen Abteilungen und Unternehmen. Aktualisieren Sie die Fakten, überprüfen Sie Risiken und Maßnahmen und lassen Sie Formulare und Regeln bei neuen Anforderungen durch die Administration anpassen.
Ein Arbeitskontext, der sich mit dem Unternehmen weiterentwickeln kann.
Erstellen Sie Dokumente aus geprüften Projektinformationen. Bei Änderungen an einem Prozess oder einer Anforderung prüfen Sie betroffene Daten und Vorlagen und erzeugen eine aktualisierte Fassung.
Dokumente, die geprüfte Prozessinformationen abbilden und nach Änderungen neu erstellt werden können.
Prüfen Sie den Ausfüllstand der Abschnitte und offene Punkte. Organisieren Sie die Zusammenarbeit mit Projektrollen, Kommentaren und nachvollziehbaren Aktionen.
Überblick über fehlende Informationen und Änderungen.
Arbeiten Sie mit mehreren Projekten und Beteiligten. Der konfigurierte rechtliche Kontext bestimmt verfügbare Formulare, Menüs und Bewertungsstrukturen.
Ein wiederholbarer Ansatz mit projektspezifischem Kontext.
Binden Sie Abteilungen, Unternehmensvertretungen und Kundenbeteiligte mit passenden Rollen in das Projekt ein. Klären Sie Änderungen an Zuständigkeiten, Datenaustausch und Arbeitsabläufen in Kommentaren.
Klärungen bleiben im Arbeitskontext des Projekts.
Formulare, Verzeichnisse, Referenzmaterialien und Regeln werden für die Prozesse und den rechtlichen Kontext des Projekts konfiguriert, auch für die DSGVO. Lokalisierte Formulare und Oberflächenelemente unterstützen die Arbeit in mehreren Sprachen.
Ändert ein Team einen Zweck, ein System, einen Beteiligten oder einen Datenfluss, aktualisiert es die Prozessinformationen. Konfigurierte Regeln nutzen diese Angaben, um verknüpfte Einträge zu erstellen oder zu aktualisieren. Die Fachperson überprüft das Risiko und die gewählten Maßnahmen; das Team aktualisiert die betroffenen Verzeichnisse und Dokumente. Ein neuer gemeinsamer HR-Dienst erfordert beispielsweise eine Überprüfung der beteiligten Unternehmen, Zugriffe und Übermittlungen.
Konfigurierte Regeln tragen Werte ein, prüfen Eingaben und erstellen oder aktualisieren zugehörige Einträge. Beteiligte liefern und klären die Fakten; Fachpersonen bewerten Anforderungen und Folgen und wählen geeignete Maßnahmen. Die Administration pflegt die Formulare, Referenzinhalte und Regeln, die diese Arbeit unterstützen.
Projekteinträge verknüpfen Prozesse mit den beteiligten Unternehmen, Abteilungen, Systemen und Empfängern. Beteiligte wirken über Projektrollen und Kommentare mit. Ändert sich ein Anbieter oder ein gemeinsamer Dienst, überprüfen die betroffenen Teams ihren Teil des Prozesses und aktualisieren die relevanten Einträge im Rahmen ihrer Zugriffsrechte.
Interne Datenschutzbeauftragte arbeiten mit Prozessverantwortlichen und Abteilungen zusammen, um Informationen, Risiken und Maßnahmen der Organisation aktuell zu halten. Externe Datenschutzbeauftragte und Beratende nutzen getrennte Kundenprojekte für einzelne Aufträge oder eine laufende Betreuung. Beide arbeiten mit strukturierten Formularen, verknüpften Einträgen, Kommentaren und dem Aktionsverlauf, um den Arbeitskontext zu bewahren.
Der Managementzyklus geht weiter. Teams erfassen Änderungen des Geschäfts, der Anforderungen, interner Standards und der Beziehungen zu Dritten und bewerten anschließend deren Auswirkungen auf den Prozess. Sie überprüfen Risiken und Maßnahmen, aktualisieren verknüpfte Einträge und erstellen überarbeitete Dokumente aus geprüften Informationen. Dokumente bleiben Teil des laufenden Prozessmanagements.
