FUNCIONALIDADES
Mantenga conectada la información de las actividades de tratamiento, los participantes y los requisitos. Recoja cambios mediante formularios, revise los riesgos y las medidas y actualice los registros y los documentos como parte del trabajo continuo entre equipos y organizaciones.
Describa qué ocurre con los datos personales, quién participa y dónde se utiliza la información.
Describa las finalidades, los interesados, las categorías de datos, los sistemas, las empresas y las transferencias como partes de una misma actividad de tratamiento.
Un modelo de proceso utilizado por los registros relacionados, las evaluaciones y los documentos.
Cree y actualice registros en formularios y tablas anidadas. Reutilice las entradas relacionadas y limite las selecciones al contexto pertinente.
Registros relacionados que evitan repetir descripciones manuales.
Relacione los plazos o criterios de conservación con los datos y las actividades. Revíselos cuando cambien las finalidades, los requisitos o las normas internas.
Una descripción relacionada de las reglas de conservación para su revisión por un especialista.
Gestione los destinatarios y las transferencias entre departamentos, empresas y terceros. Actualice los registros relacionados cuando cambie un proveedor, una relación o las condiciones de transferencia.
Información de las transferencias conservada en su contexto de tratamiento.
Mantenga los riesgos y las medidas relacionados con los hechos actuales; revíselos cuando cambie el proceso o sus requisitos.
Los escenarios configurados crean o actualizan los riesgos a partir de los hechos del proceso. Seleccione las medidas aplicables y revíselas cuando cambien el proceso, los requisitos o las relaciones.
Riesgos y medidas relacionados que pueden revisarse cuando cambia el trabajo.
Trabaje con las preguntas y las comprobaciones del contexto jurídico configurado. Registre la información que falta y las no conformidades junto con la descripción del tratamiento.
Una base de hechos para decidir qué requiere más trabajo.
Los participantes aportan los hechos; los formularios preparados y las reglas configuradas apoyan los pasos repetitivos.
Recoja respuestas estructuradas mediante formularios configurables, campos obligatorios, valores de referencia y escenarios activados por eventos.
Información preparada para utilizarse en todo el proyecto.
Trabaje con campos estructurados y opciones relacionadas. Las reglas configuradas rellenan valores, comprueban las entradas y actualizan los registros asociados; el administrador gestiona la configuración.
Menos introducción repetida y registros relacionados y coherentes.
Utilice materiales de referencia comunes en formularios y reglas. Cuando cambien los requisitos o las normas internas, los especialistas revisan el contenido y el administrador actualiza la configuración correspondiente.
Conocimiento experto disponible en el contexto donde se necesita.
Mantenga alineados a los participantes, los registros y los documentos cuando evolucionen los procesos y los requisitos. Los documentos reflejan el trabajo; su gestión continúa.
Revise los cambios de los procesos con los departamentos y las empresas afectados. Actualice los hechos, revise los riesgos y las medidas y solicite al administrador que adapte formularios y reglas cuando cambien los requisitos.
Un contexto de trabajo que puede evolucionar con el negocio.
Genere documentos a partir de información revisada del proyecto. Cuando cambie un proceso o un requisito, revise los datos y las plantillas afectados y genere una versión actualizada.
Documentos que reflejan la información revisada del proceso y pueden regenerarse tras los cambios.
Revise el grado de cumplimentación de las secciones y los elementos pendientes. Organice la colaboración con roles de proyecto, comentarios y un historial de acciones.
Visibilidad sobre la información que falta y los cambios.
Trabaje con varios proyectos y participantes. El contexto jurídico configurado determina los formularios, el menú y la estructura de evaluación disponibles.
Un enfoque repetible con el contexto específico de cada proyecto.
Incorpore al proyecto a departamentos, representantes de empresas y participantes del cliente con los roles adecuados. Utilice los comentarios para aclarar los cambios en responsabilidades, intercambio de datos y organización del trabajo.
Las aclaraciones permanecen en el contexto del proyecto.
Los formularios, los registros, los materiales de referencia y las reglas se configuran según los procesos y el contexto jurídico del proyecto, incluido el trabajo con el RGPD. Los formularios y elementos de interfaz localizados permiten trabajar en varios idiomas.
Cuando un equipo cambia una finalidad, un sistema, un participante o un flujo de datos, actualiza la información del proceso. Las reglas configuradas utilizan esos datos para crear o actualizar registros vinculados. El especialista revisa el riesgo y las medidas elegidas, y el equipo actualiza los registros y documentos afectados. Por ejemplo, un nuevo servicio compartido de RR. HH. requiere revisar las empresas participantes, los accesos y las transferencias.
Las reglas configuradas completan valores, validan entradas y crean o actualizan registros relacionados. Los participantes aportan y aclaran los hechos; los especialistas evalúan los requisitos y las consecuencias y seleccionan medidas adecuadas. Los administradores mantienen los formularios, los contenidos de referencia y las reglas que apoyan este trabajo.
Los registros del proyecto relacionan los procesos con las empresas, los departamentos, los sistemas y los destinatarios implicados. Los participantes contribuyen mediante roles de proyecto y comentarios. Cuando cambia un proveedor o un servicio compartido, los equipos afectados revisan su parte del proceso y actualizan los registros pertinentes dentro de sus permisos de acceso.
Un DPO interno trabaja con los responsables de los procesos y los departamentos para mantener actualizados la información, los riesgos y las medidas de la organización. Los DPO externos y los consultores utilizan proyectos separados por cliente para un encargo o un acompañamiento continuo. Ambos emplean formularios estructurados, registros vinculados, comentarios e historial de acciones para conservar el contexto de trabajo.
El ciclo de gestión continúa. Los equipos recogen los cambios del negocio, los requisitos, las normas internas y las relaciones con terceros, y después evalúan su impacto en el proceso. Revisan riesgos y medidas, actualizan registros vinculados y generan documentos revisados a partir de información comprobada. Los documentos siguen formando parte de la gestión continua de los procesos.
