Scheda illustrativa di un’organizzazione fittizia in qualità di titolare del trattamento. Mostra alcuni campi e domande operative, non un modello completo ai sensi dell’articolo 30. Le voci tra parentesi quadre richiedono informazioni reali del progetto.
Esempio: selezione per una posizione aperta
Separate la descrizione del trattamento dalle singole candidature. Questa scheda descrive l’attività, non un elenco di candidati.
- Organizzazione e contatti
- [Nome e contatti del titolare del trattamento; rappresentante e DPO, se applicabili.]
- Finalità
- Esaminare le candidature e selezionare una persona per una posizione pubblicizzata.
- Persone e categorie di dati
- Candidati; contatti, curriculum, esperienze professionali e note dei colloqui.
- Destinatari
- Addetti alla selezione, responsabile dell’assunzione e fornitore del servizio di selezione. Verificate le categorie effettive e i relativi accessi.
- Trasferimenti internazionali
- [Verificate le sedi del fornitore e gli accessi dell’assistenza; registrate destinazioni e garanzie pertinenti, se applicabili.]
- Conservazione
- [Registrate il periodo o i criteri di conservazione verificati per questa finalità di selezione.] Un archivio di candidati per opportunità future è una questione distinta.
- Misure di sicurezza
- Esempi di misure da verificare: accesso limitato al team di selezione e riesame degli accessi quando cambia la composizione del team.
Riferimento per i campi: indicazioni dell’EDPB sul registro delle attività di trattamento. ↗
Domande per un questionario sul registro dei trattamenti
- 01
Risorse umane: come inizia e termina il processo?
Elencate le fonti delle candidature, le persone che le utilizzano e che cosa accade dopo la chiusura della posizione.
- 02
IT e acquisti: quali servizi sono coinvolti?
Verificate fornitore, modalità di conservazione, accessi e informazioni contrattuali pertinenti. Collegate la scheda del servizio invece di copiarne la descrizione in ogni attività.
- 03
Specialista privacy: che cosa resta da riesaminare?
Esaminate finalità, base giuridica applicabile, conservazione e trasferimenti. Mantenete visibili le questioni aperte: compilare un modulo non le risolve.
Come mantenere il registro mentre il lavoro cambia
Riesaminate la scheda quando cambiano processo, condizioni operative, leggi o requisiti interni. Continuate a valutare finalità, partecipanti, rischi e misure, oltre al documento.
Un nuovo servizio di selezione
Ricontrollate sistema, fornitore, destinatari e trasferimenti. In LogicPrivacy, le regole configurate possono aggiornare le schede correlate dalle informazioni inserite.
Modifiche a requisiti e standard
Se cambiano i requisiti o uno standard di conservazione del gruppo, chiedete allo specialista di valutarne gli effetti su ciascuna società partecipante. Aggiornate processo, rischi, misure e documenti pertinenti.
Un rischio che richiede una misura
Mantenete il problema collegato al processo di origine. Esaminate la scheda di rischio configurata e scegliete una misura applicabile; accettare un rischio non soddisfa un requisito non adempiuto.