Registro ilustrativo de una organización ficticia que actúa como responsable del tratamiento. Muestra algunos campos y preguntas de trabajo, no una plantilla completa del artículo 30. Los elementos entre corchetes requieren información real del proyecto.
Ejemplo: selección de personal para una vacante
Separe la descripción del tratamiento de las candidaturas individuales. Este registro describe la actividad, no una lista de candidatos.
- Organización y datos de contacto
- [Nombre y datos de contacto del responsable del tratamiento; representante y DPD cuando proceda.]
- Finalidad
- Revisar candidaturas y seleccionar a una persona para una vacante anunciada.
- Personas y categorías de datos
- Candidatos; datos de contacto, currículos, experiencia laboral y notas de entrevistas.
- Destinatarios
- Personal de selección, responsable de contratación y proveedor del servicio de selección. Confirme las categorías reales y sus accesos.
- Transferencias internacionales
- [Compruebe la ubicación del proveedor y los accesos de soporte; registre los destinos y las garantías pertinentes cuando proceda.]
- Conservación
- [Registre el plazo o los criterios de conservación revisados para esta finalidad de selección.] Una bolsa de candidatos es una cuestión distinta.
- Medidas de seguridad
- Ejemplos de medidas que deben verificarse: acceso limitado al equipo de selección y revisión de permisos cuando cambie su composición.
Referencia de los campos: orientación del CEPD sobre el registro de actividades de tratamiento. ↗
Preguntas para un cuestionario del RAT
- 01
RR. HH.: ¿cómo empieza y termina el proceso?
Enumere las fuentes de candidaturas, las personas que las utilizan y lo que ocurre al cerrarse la vacante.
- 02
TI y compras: ¿qué servicios intervienen?
Confirme el proveedor, las condiciones de almacenamiento, los accesos y la información contractual pertinente. Relacione el registro del servicio en vez de copiar su descripción en cada actividad.
- 03
Especialista en protección de datos: ¿qué falta revisar?
Revise la finalidad, la base jurídica aplicable, la conservación y las transferencias. Mantenga visibles las preguntas abiertas; completar el formulario no las resuelve.
Cómo mantener el RAT cuando cambia el trabajo
Revise el registro cuando cambien el proceso, las condiciones del negocio, las leyes o los requisitos internos. Siga revisando la finalidad, los participantes, los riesgos y las medidas, además del documento.
Un nuevo servicio de selección
Revise el sistema, el proveedor, los destinatarios y las transferencias. En LogicPrivacy, las reglas configuradas pueden actualizar los registros relacionados a partir de la información introducida.
Cambios en los requisitos y las normas
Si cambian los requisitos o una norma de conservación del grupo, pida al especialista que evalúe sus efectos en cada empresa participante. Actualice el proceso, los riesgos, las medidas y los documentos correspondientes.
Un riesgo que requiere una medida
Mantenga el problema relacionado con su proceso de origen. Revise el registro de riesgo configurado y seleccione una medida aplicable; aceptar un riesgo no cumple un requisito pendiente.